SETE PASSOS PARA REABERTURA DO AMBIENTE DE TRABALHO

A pandemia do COVID-19 apresentou novos desafios e criou questões sobre como deverá ser a vida no escritório de agora em diante. Alguns clientes questionam o mesmo que nós mesmos: Como devemos efetivamente planejar, comunicar e executar novos protocolos para atender as recomendações governamentais de saúde para todos os escritórios e empregados enquanto estamos todos experimentando diferentes estágios da pandemia em locações distintas.

Passo 1: Estabelecer sua equipe

Estabeleça uma força de trabalho de retorno. Ao estabelecer sua equipe considere a criação de uma força-tarefa multidisciplinar. Como membros, inclua arquitetos, recursos humanos, marketing, segurança e gerência. Essa força-tarefa será responsável pelo desenvolvimento de uma abordagem específica para a reocupação do ambiente de trabalho e divulgá-la dentro da sua empresa. Criar uma matriz de funções e responsabilidades ajudará a identificar os membros da sua “equipe de retorno” e delinear responsabilidades individuais.

Passo 2: Verifique as recomendações governamentais

Adote as recomendações governamentais aplicáveis. Elas podem ser encontradas nos níveis federal, estadual e municipal e variam de acordo com a localização. Essas recomendações mudam frequentemente, o que é esperado enquanto durar a epidemia de corona vírus. Aloque um recurso interno para manter uma base de dados atualizada com as recomendações governamentais para reabertura. Quando estiver pronto para começar a preparação para reabertura do seu escritório agende uma reunião para revisar as atualizações mais recentes.

Passo 3: Treinamento de Supervisores

Fazer seus funcionários se sentirem confortáveis ao iniciar a reabertura do ambiente de trabalho deve ser uma prioridade durante essa pandemia. Essa situação cria diferentes desafios pessoais para seus funcionários. O retorno ao ambiente de trabalho exige efetivamente forte liderança, colaboração e engajamento de todos. Utilize seu departamento de RH para proporcionar informação e treinamento para os supervisores seguirem de forma a poderem dar suporte aos funcionários durante a transição de volta ao escritório.

Passo 4: Estabeleça uma estação de saúde

Avalie transformar suas áreas de recepção em estações de saúde. É por elas que seus funcionários deverão entrar, sair, fazer uma completa checagem de saúde, tomar conhecimento das recomendações de utilização dos escritórios com segurança e também por onde serão recebidos suprimentos e correspondência. A utilização de uma estação de saúde é um upgrade necessário para a garantia da manutenção dos controles de segurança e rastreamento de contato. Os primeiros dias de reabertura dos escritórios pode ser estressante para alguns funcionários. A existência de um procedimento claro pode ajudá-los a se sentirem confortáveis e confiantes.

Passo 5: Planeje seus espaços

Para a utilização dos layouts e mobília existentes em obediência às reduções de ocupação, áreas de circulação, e localização de postos de trabalho podem ser modificadas para acomodação das recomendações de distanciamento físico.

Reduções de Ocupação: Reúna informações a respeito das necessidades atuais do escritório e redução de ocupação baseada nas recomendações. Crie gráficos para permitir uma fácil visualização da atual capacidade do escritório em comparação com a redução de ocupação preconizada pelas recomendações governamentais.

Identificação de Circulação: Estabeleça o fluxo de pessoal e compare a circulação de mão dupla contra a circulação de sentido único. Adote circulação no sentido horário sempre que possível.

Localização das estações de trabalho: Aplique um padrão de tabuleiro de damas para as estações de trabalho e coordene com os supervisores para implementação de um padrão de alternância de forma a garantir o distanciamento físico dos empregados enquanto sentados em suas estações.

Aplique sinalização visual: Crie sinalização visual para indicar o caminho de mão única, pontos de parada em pé com o distanciamento e sinalização nas mesas mostrando o padrão de alternância definido.

Passo 6: Limpe seu espaço

Dentro do que sabemos sobre esse vírus, limpeza precisa ser prioridade das organizações durante esse processo. Mesmo que muitas organizações mantenham bons serviços de limpeza, todos nós temos agora responsabilidade individual por manter os escritórios, espaços e equipamentos comuns limpos.

• Determine que superfícies precisam ser limpas e com que frequência.

• Estabeleça uma lista de materiais de limpeza para atender as necessidades do novo nível de asseio em cada escritório.

• Mantenha um registro de limpeza a ser diariamente atualizado.

• Relacione quais itens podem ser removidos completamente de forma a reduzir manuseio frequente ou contato.

• Estabeleça permissão de compartilhamento de equipamentos para a primeira fase e como deverão ser adequadamente higienizados após cada utilização.

Passo 7: Coordenação com o Locador

Muitos escritórios são localizados em prédio comercial de múltiplas empresas. Esses ambientes profissionais incluem elevadores, escadas, academias, cafés e até sistemas de utilidades compartilhados com outros locatários. Os funcionários de todas essas firmas se encontram durante o período de um dia normal de trabalho. Locadores e suas equipes de gestão dos imóveis são parceiros críticos na manutenção de espaços de trabalho seguros e limpos.

Elabore um questionário para consolidar informações – chave sobre a posição de cada locador para a pandemia de coronavírus. O questionário deve cobrir tópicos como locatários e visitantes, circulação de pessoas, zeladoria e manutenção, sistemas de utilidades e planos de emergência.

Com o início do retorno aos locais de trabalho, esperamos que o compartilhamento dessas ideias possa ajudar a garantir a segurança dos trabalhadores em qualquer lugar. Recomendações são abundantes, mas cada espaço de trabalho é diferente. Inicie seguindo esses passos, para pôr em prática soluções adequadas para a sua reabertura.

Adaptado do Consulting-Specifying Engineer Magazine.

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